Série de pratiques de l'OWA : Gérer les pénuries de personnel

Nous avons créé une « Série Pratique » qui comprendra des conseils de médecins, d'opticiens et de personnel administratif sur des sujets courants et pertinents liés à la gestion d'un cabinet. Restez connectés pour de nouvelles contributions chaque mois !

Articles précédents de la série Pratique : Développer une culture de pratique Établir des relations avec les représentants commerciaux

Jesse Anderson, ABOC : Je pense que la meilleure façon de gérer les pénuries de personnel est de réduire complètement la charge de travail jusqu'à ce que vous puissiez à nouveau fonctionner efficacement. Il est injuste pour vos patients ou votre personnel d'être lésé, et cela pourrait vous coûter plus cher que vous ne le pensez. Si vous surchargez votre personnel de travail, vous le perdrez plus vite que vous ne trouverez de nouveaux collaborateurs. Maintenez une communication ouverte avec votre personnel sur votre état d'esprit en tant que chef d'entreprise ou directeur de cabinet. Assurez-vous que vos employés se sentent également écoutés. En cas de réorganisation des tâches, assurez-vous que les tâches soient claires et équilibrées. Si les augmentations de salaire sont destinées à motiver et à témoigner de la reconnaissance à vos employés, alors faites-le. Mieux vaut un peu que rien ; ne les privez pas de leur loyauté . Il est toujours judicieux de demander à vos employés s'ils préfèrent conserver le même salaire et rester à leur poste actuel ou s'ils pourraient en faire plus avec une prime. Enfin, utilisez vos ressources. Il y a beaucoup de représentants comme moi, certifiés pour travailler dans des établissements de soins oculaires sous-utilisés. S'ils ne peuvent pas travailler à temps plein, ils peuvent faire office de remplaçants, même pour la pause déjeuner, afin que vos employés puissent manger correctement. La plupart des représentants ont d'excellentes compétences téléphoniques et, si vous entretenez de bonnes relations avec eux, ils seront ravis de vous aider en cas de besoin.

Nous avons manqué de personnel et mon chef de bureau a dû assumer une grande partie de nos tâches. Nous avons raccourci certaines journées pour équilibrer le travail et augmenté les salaires. Certains jours, je rattrape mon retard administratif et nous avons une pause déjeuner plus longue. – Dr Sampalis

Christine Maiello : Comme nous le savons tous, cette situation a été délicate. Ces dernières années, nous avons adopté plusieurs approches pour gérer les pénuries de personnel. Tout d'abord, nous avons examiné attentivement les membres de notre équipe et comment optimiser leurs capacités et leurs compétences. Cela peut impliquer de former quelqu'un dans un autre service ou un autre poste, ou de lui confier des tâches qui pourraient ne pas relever de sa description de poste. Ces mesures contribueront, vous le savez, au bon fonctionnement des processus et des systèmes. Ensuite, nous avons examiné nos rémunérations et nos avantages sociaux. Être compétitif sur le marché actuel est important. Réfléchissez aux domaines dans lesquels vous pouvez augmenter la rémunération, les avantages sociaux ou les congés payés sans dépasser le budget. Demandez également à chaque membre de votre équipe ce qui lui donne le sentiment d'être apprécié ; ce n'est pas toujours l'argent ! Chacun apprécie différentes choses. Encouragez vos collaborateurs à comprendre ce qui compte vraiment pour eux afin de rester fidèles et investis .

Ces derniers temps, la pénurie de personnel n'a pas été de courte durée. Dans ce contexte, il est essentiel de veiller à ce que chacun garde le moral et de déterminer qui a besoin d'aide et où. Maintenir un niveau de stress bas et le bien-être du personnel est essentiel pour éviter de nouveaux départs dus au burn-out. Envisagez de modifier les horaires ou d'échelonner les quarts de travail afin que les employés puissent faire des pauses et maintenir un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée. D'autres avantages peuvent également s'avérer très utiles, comme la fourniture de collations ou de déjeuners, de cartes-cadeaux, d'une prime ou d'un nouvel outil ou équipement pour faciliter leur quotidien. Communiquez avec vos employés et assurez-vous que vous êtes conscient de leur charge de travail accrue et que vous faites des efforts pour les aider ; cela peut être très utile. - Carissa Dunphy, ABOC

Melissa Rasband : Nous avons eu beaucoup de chance et avons eu une équipe complète 98 % du temps ces dernières années. Nous embauchons des personnes qui complètent et collaborent bien avec nos équipes. En cas de pénurie de personnel, nous nous entraidons et nous nous soutenons mutuellement. Travailler en équipe est essentiel . Si l'un d'entre nous fait une erreur, nous en sommes tous affectés. Créer une équipe soudée où chacun s'entend et tisse des liens est primordial.

Quelles sont vos suggestions pour gérer les pénuries de personnel ? Partagez-les dans les commentaires !