Série de pratiques de l'OWA : Gérer les pénuries de personnel

Nous avons créé une série d'articles intitulée « Conseils pratiques » qui comprendra des articles de médecins, d'opticiens et de personnel administratif sur des sujets courants et pertinents liés à la gestion d'un cabinet. Restez à l'écoute pour découvrir de nouveaux articles chaque mois !

Articles précédents de la série « Pratique pratique » : Développer la culture d’entreprise ; Établir des relations avec les représentants commerciaux

Jesse Anderson, ABOC : Je pense que la meilleure façon de gérer une pénurie de personnel est de réduire drastiquement la charge de travail jusqu'à ce que vous puissiez à nouveau fonctionner efficacement. Il est injuste envers vos patients et votre personnel de les sous-payer, et cela pourrait vous coûter plus cher que vous ne le pensez. Si vous surchargez votre personnel de travail, vous le perdrez plus vite que vous ne trouverez de remplaçants. Communiquez ouvertement avec votre personnel sur votre vision en tant que chef d'entreprise ou gestionnaire de cabinet. Assurez-vous que vos employés se sentent écoutés. Si une réorganisation des tâches est nécessaire, veillez à ce que les responsabilités soient claires et équilibrées. Si des augmentations de salaire s'imposent pour motiver votre personnel et témoigner de votre reconnaissance, n'hésitez pas. Mieux vaut quelque chose que rien, ne les sous-payez pas pour leur loyauté . Il est toujours judicieux de demander à votre personnel s'il préfère conserver son salaire actuel ou s'il serait prêt à accepter une augmentation avec une prime. Enfin, et surtout, utilisez vos ressources. De nombreux représentants comme moi, également certifiés pour travailler dans les établissements de soins oculaires, ne sont pas suffisamment sollicités. S'ils ne peuvent pas travailler à temps plein, ils peuvent assurer des remplacements ponctuels, même pour la pause déjeuner, afin que vos employés puissent prendre un vrai repas. La plupart des commerciaux ont d'excellentes compétences téléphoniques et, si vous entretenez de bonnes relations avec eux, ils seront ravis de vous dépanner en cas de besoin.

Nous avons manqué de personnel et ma responsable administrative a dû prendre en charge beaucoup de tâches. Nous avons réduit la durée de certaines journées pour équilibrer le travail et augmenté les salaires. Certains jours, je rattrape mon retard sur d'autres tâches administratives et nous avons une pause déjeuner plus longue. – Dr Sampalis

Christine Maiello : Comme vous le savez, la situation est délicate. Ces deux dernières années, nous avons mis en œuvre plusieurs stratégies pour gérer le manque de personnel. Tout d'abord, nous avons analysé en détail la composition de notre équipe et la manière d'optimiser les compétences de chacun. Cela peut impliquer de former un collaborateur à un autre service ou à un autre poste, ou de lui confier des tâches qui sortent de sa fiche de poste, afin d'assurer le bon fonctionnement des processus et des systèmes. Ensuite, nous avons revu nos politiques de rémunération et d'avantages sociaux. Il est essentiel de rester compétitif sur le marché actuel. Il faut réfléchir aux leviers d'augmentation des rémunérations, des avantages sociaux et des congés payés sans dépasser le budget. Enfin, n'hésitez pas à interroger individuellement vos collaborateurs sur ce qui les rend valorisés : l'argent n'est pas la seule motivation ! Chacun accorde une importance différente aux choses ; dialoguez avec vos équipes pour comprendre ce qui compte vraiment pour elles et ainsi préserver leur loyauté et leur engagement .

Ces derniers temps, la pénurie de personnel n'est pas passagère. Dans ce contexte, il est essentiel de veiller au bien-être de chacun et d'identifier les besoins d'assistance. Maintenir un faible niveau de stress et un personnel satisfait est primordial pour éviter l'épuisement professionnel. Envisagez d'aménager les horaires ou d'échelonner les équipes afin de permettre à vos employés de faire des pauses et de préserver un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée. D'autres avantages peuvent également s'avérer très utiles, comme la mise à disposition de collations ou de repas, de cartes-cadeaux, d'une prime ou d'un nouvel outil ou équipement facilitant leur quotidien. Communiquez avec vos employés et assurez-vous qu'ils savent que vous êtes conscients de leur charge de travail accrue et que vous mettez tout en œuvre pour les soutenir ; cela peut faire toute la différence. - Carissa Dunphy, ABOC

Melissa Rasband : Nous avons eu énormément de chance et avons bénéficié d'un effectif complet 98 % du temps ces dernières années. Nous embauchons des employés qui complètent et travaillent bien avec notre équipe. Lorsque nous sommes en sous-effectif, nous nous serrons les coudes et nous nous soutenons mutuellement. Le travail d'équipe est essentiel . Si l'un d'entre nous commet une erreur, nous en subissons tous les conséquences. Il est donc primordial de créer une équipe soudée où règne une bonne entente.

Quelles sont vos suggestions pour pallier le manque de personnel ? Faites-nous part de vos idées dans les commentaires !