Série de vidéos sur les pratiques OWA : Développer une culture de pratique

Pour ce nouveau trimestre, nous avons préparé une série de conseils pratiques. Vous y trouverez des articles de médecins, d'opticiens et de personnel administratif sur des sujets courants et importants liés à la gestion d'un cabinet. Restez connectés pour découvrir de nouveaux articles chaque mois !

Comment bâtir une culture d'entreprise ?

Dr Sampalis : En tant que responsable au sein de mon cabinet, je sais que mon atout le plus précieux est mon équipe ! Je me concentre sur trois domaines :

1. Transparence : Je dis toujours à mon équipe d’être franche et honnête. Ainsi, je sais ce que vous souhaitez et je peux apporter les changements nécessaires. La transparence est essentielle dans mon cabinet. Mon équipe sait où elle en est et comment je peux la soutenir.

2. Relations et communication : grâce à notre transparence et à notre volonté d’améliorer l’environnement de travail, nous entretenons des relations ouvertes et collaborons efficacement. J’invite régulièrement l’équipe à dîner avec des représentants du secteur et les associe aux discussions concernant l’expansion du cabinet, la rénovation des bureaux et je leur donne les moyens de prendre des décisions. En cas de problème avec un patient, je soutiens toujours mes employés, et c’est très important !

3. Reconnaissance : Je reconnais les mérites de mes collaborateurs, qu’ils soient performants ou qu’ils aient su gérer des situations difficiles. Ils constatent ainsi que vous appréciez leur travail et leur dévouement. Les récompenses ne sont pas toujours financières ; il peut s’agir, par exemple, de leur permettre de partir plus tôt tout en étant payés ou d’offrir du café au bureau. On se souvient toujours de la façon dont on a fait sentir les gens.

La culture d'entreprise est essentielle au bon fonctionnement et au bien-être de votre équipe, et vos patients perçoivent immédiatement les tensions culturelles. Pour bâtir et maintenir une culture saine, il est primordial de développer la confiance et la transparence au sein de votre équipe. Le leadership est tout aussi important ! Nous aspirons tous à donner le meilleur de nous-mêmes, ce qui implique souvent de formuler des retours constructifs, parfois difficiles, en mettant l'accent sur les points à améliorer. Nous avons mis en place Radical Candor© et Traction™, deux outils performants pour donner du feedback (éloges et critiques) et réaliser des évaluations individuelles trimestrielles (People Analyzers™). Ces évaluations permettent de mesurer l'adhésion de chaque membre de l'équipe aux valeurs fondamentales et à la raison d'être de l'organisation. Si votre cabinet ne dispose pas encore de valeurs fondamentales claires ni d'une raison d'être précise, je vous encourage à commencer par là ! Nous organisons également une journée de développement d'équipe (retraite) une fois par an pour permettre à notre équipe de se développer et de sortir de son quotidien, ainsi que des sorties et des rencontres pour favoriser les échanges et les moments de convivialité en dehors du bureau. – Christine Maiello

Mollie Tavel: 

1. concours réguliers et spontanés , organisés par nos chefs d'équipe et encouragés par tous les membres de notre entreprise.

2. Sortie annuelle prévue pour l'équipe et les membres de leur famille

3. annuelle de vente et de formation pour tout le personnel (et pas seulement pour les membres de nos équipes de vente ou du siège social)

4. Être à l'écoute : chaque fois que je n'ai pas vu quelqu'un depuis un certain temps, ou qu'un nouveau membre rejoint l'équipe, ou qu'une étape importante est franchie/célébrée, j'invite les membres de l'équipe à déjeuner ou à prendre un café pour partager davantage sur ce qui se passe dans leur vie afin qu'ils sachent que nous nous soucions d'eux.

Lors d'un recrutement, notre responsable du recrutement rencontre le candidat pour lui présenter notre cabinet, notre modèle économique et notre culture d'entreprise. Comme nous passons plus de temps au travail qu'à la maison, il est essentiel pour nous que nous nous entendions bien. Après cet entretien, la responsable du recrutement présente le candidat à notre service d'optique pour un entretien individuel. Nous identifions ses points forts et ses points faibles, puis nous discutons collectivement de ce qui nous a plu chez lui, de nos points d'interrogation et de son adéquation avec nos équipes. Si nous pensons qu'il ne correspond pas à notre service d'optique, nous réfléchissons à un autre service où il pourrait exceller. L'engagement des employés est également primordial. Nous organisons une réunion mensuelle avec l'ensemble du personnel, ainsi que des réunions par service. Nous participons tous à la définition d'objectifs clairs et réalisables. La clarté des objectifs fixés pour les individus, les services et l'entreprise dans son ensemble renforce le sentiment d'implication et d'engagement de chacun. Le suivi régulier avec les employés et les responsables contribue également à développer notre culture d'entreprise. Nous avons tous nos entretiens annuels d'évaluation, mais notre responsable administrative tient à prendre régulièrement des nouvelles de chacun d'entre nous tout au long de l'année. Nous savons aussi que nous pouvons toujours compter sur elle en cas de questions ou de préoccupations. Elle est toujours prête à nous aider et à nous suggérer des solutions si nous ne les trouvons pas par nous-mêmes. Avoir une responsable administrative qui prend de nos nouvelles non seulement sur le plan professionnel, mais aussi sur le plan personnel, est très appréciable. De plus, nous passons la majeure partie de notre temps avec nos collègues, qui deviennent comme une deuxième famille. Veiller au bien-être mental et émotionnel de nos employés renforce la cohésion d'équipe et l'environnement de travail. Notre lieu de travail encourage et inspire nos employés à donner le meilleur d'eux-mêmes : communiquer, collaborer et résoudre les problèmes. Nous approfondissons notre engagement auprès de nos employés/collègues, ce qui stimule la productivité et crée un environnement de travail plus efficace. – Melissa Rasband

Carissa Dunphy, ABOC:

1. Communication : un facteur fondamental. Si tous les membres de l'équipe partagent la même vision et savent ce qui est attendu d'eux concernant leur travail, il n'y aura pas de surprises et le déroulement des opérations sera plus fluide. Même en l'absence de problèmes majeurs, la direction devrait organiser régulièrement des réunions d'équipe ou des points réguliers avec les employés afin de s'assurer que chacun se sente impliqué et valorisé au sein de l'équipe.

2. Améliorations : Si quelque chose ne fonctionne pas correctement, voire pas du tout, ou s’il est source de frustration, encouragez vos collaborateurs à proposer des améliorations de processus. Cela favorisera le travail d’équipe et la résolution de problèmes, et permettra d’atténuer les difficultés rencontrées par vos équipes. Surmontez les obstacles qui vous ralentissent ou vous déplaisent.

3. Formation : Le personnel ne devrait jamais avoir l’impression de stagner. Cela peut impliquer le remboursement des formations pertinentes pour le travail, le partage d’un cas patient et de son plan de soins, ou encore la présentation d’une pratique innovante observée ailleurs. Si vous ne disposez pas des ressources nécessaires, soyez au moins une ressource utile ou aidez les employés à trouver ce dont ils ont besoin pour réussir.

4. Des employés satisfaits = des employés fidèles = une équipe formidable = une entreprise performante

Comment instaurer une culture d'entreprise positive ? Partagez vos idées dans les commentaires !