Série de pratiques OWA : Développer une culture de pratique

Pour le nouveau trimestre, nous avons créé une « Série Cabinet ». Vous y trouverez des conseils de médecins, d'opticiens et de personnel administratif sur des sujets courants et pertinents liés à la gestion d'un cabinet. Restez connectés pour découvrir de nouvelles contributions chaque mois !

Comment créer une culture de pratique ?

Dr Sampalis : En tant que responsable de mon cabinet, je sais que mon plus grand atout est mon équipe ! Je me concentre sur trois domaines :

1. Transparence : Je recommande toujours à mes collaborateurs d'être francs et honnêtes. Ainsi, je comprends vos attentes et je peux apporter les changements nécessaires. La transparence est réciproque dans ma pratique. Ils savent où ils en sont et comment je suis là pour les soutenir.

2. Connexions/Relations : Grâce à notre transparence et à notre volonté d'améliorer l'environnement, nous entretenons des relations ouvertes et collaborons très bien. J'invite généralement les employés à dîner avec des représentants du secteur et je les associe aux discussions sur les agrandissements et les rénovations du cabinet, ce qui leur permet de prendre des décisions éclairées. En cas de problème avec un patient, je soutiens généralement mes employés, ce qui est très utile !

3. Reconnaissance : Je reconnais mes collaborateurs pour leurs bonnes actions ou pour leur gestion de situations difficiles. Ils voient que vous appréciez leur travail acharné et leur dévouement. Les récompenses ne se résument pas toujours à de l'argent, parfois en les laissant partir plus tôt avec leur salaire ou en leur offrant un café. Vos collaborateurs se souviendront toujours de l'émotion que vous leur avez apportée.

La culture est l'un des aspects les plus importants pour maintenir une équipe saine, épanouie et fonctionnelle, et vos patients peuvent détecter toute fracture culturelle. L'instauration et le maintien d'une culture saine reposent sur le développement de la confiance et de la vulnérabilité au sein de votre équipe. Le leadership en est un élément essentiel ! Nous souhaitons tous donner le meilleur de nous-mêmes, ce qui implique souvent de donner directement à un membre de l'équipe un feedback difficile, axé sur les points faibles ou les points à améliorer. Nous avons mis en place Radical Candor© et Traction™, deux outils performants permettant de fournir un feedback (éloges et critiques) et de réaliser des analyses de personnes™ pour chaque membre de l'équipe chaque trimestre. Cela permet de savoir dans quelle mesure ils adhèrent activement aux valeurs fondamentales et à la raison d'être de l'organisation. Si votre cabinet ne dispose pas de valeurs fondamentales et d'une raison d'être solides, je vous encourage à commencer par cela ! Nous organisons également une journée de développement d'équipe (retraite) une fois par an pour que notre équipe grandisse et s'étende au-delà du quotidien et planifions des sorties et des rassemblements pour que notre équipe puisse se connecter et profiter les uns des autres en dehors du bureau. – Christine Maiello

Mollie Tavel: 

1. concours réguliers et spontanés , animés par nos chefs d'équipe et encouragés/acclamés par tous dans notre entreprise

2. Sortie d'équipe annuelle prévue pour le personnel et les membres de leur famille

3. annuelle de vente et de formation pour tout le personnel (pas seulement les membres de notre équipe de vente au détail ou d'entreprise)

4. Lisez la salle : chaque fois que je n'ai pas vu quelqu'un depuis un certain temps, ou qu'un nouveau membre rejoint l'équipe, ou atteint une étape importante/une célébration, j'invite les membres de l'équipe à déjeuner ou à prendre un café pour partager davantage sur ce qui se passe dans leur vie afin qu'ils sachent que nous nous soucions d'eux.

Lors du recrutement, notre responsable du recrutement rencontre le candidat et lui présente notre cabinet, notre modèle économique et notre environnement de travail. Comme nous passons plus de temps au travail qu'à la maison, il est primordial que nous nous entendions bien. Après l'entretien, la responsable du recrutement invite le recruteur à notre service Optique et nous permet de l'interviewer. Nous découvrons ainsi ses forces et ses faiblesses. Nous discutons ensuite en groupe des points positifs et des points faibles du recruteur, et de son adéquation avec nos équipes. Si nous pensons qu'il ne s'intègre pas à notre service Optique, nous discutons d'un autre service dans lequel il pourrait exceller. L'engagement des employés est également primordial. Nous nous réunissons mensuellement pour une réunion générale et organisons des réunions de service. Nous participons tous à la définition des objectifs, à leur définition claire et atteignable. Définir clairement les objectifs individuels, les services et l'entreprise dans son ensemble nous permet de nous sentir tous impliqués et plus impliqués au travail. Faire le point avec les employés et nos managers est un autre moyen de renforcer la culture d'entreprise. Nous avons tous nos entretiens annuels, mais notre administratrice prend soin de prendre de nos nouvelles tout au long de l'année. Nous savons également qu'elle est toujours disponible pour répondre à nos questions ou préoccupations. Elle est toujours prête à nous aider et à nous suggérer des solutions si nous ne parvenons pas à les trouver par nous-mêmes. Notre administratrice nous suit non seulement sur le plan professionnel, mais aussi sur le plan personnel. Nous passons la plupart de notre temps avec nos collègues, qui deviennent notre deuxième famille. S'assurer que nos employés sont pris en charge mentalement et émotionnellement renforce l'équipe et l'environnement de travail. Notre lieu de travail encourage et inspire nos employés à donner le meilleur d'eux-mêmes, à communiquer, à collaborer et à résoudre les problèmes. Nous renforçons notre engagement envers nos employés et collègues, ce qui stimule la productivité et crée un environnement de travail plus efficace. – Melissa Rasband

Carissa Dunphy, ABOC:

1. Communication : Un facteur fondamental, mais essentiel. Si tous les membres de l'équipe sont sur la même longueur d'onde et savent ce qui est attendu d'eux concernant tout aspect affectant leur travail, il n'y aura pas de surprises et les choses se dérouleront plus facilement. Même en l'absence de contretemps, la direction doit organiser régulièrement des réunions d'équipe ou des points de suivi avec les employés afin de s'assurer que chacun se sente inclus et qu'il est un membre précieux de l'équipe.

2. Améliorations : Si quelque chose ne fonctionne pas aussi bien qu'il le devrait, pas du tout, ou constitue une source d'irritation pour quelqu'un, encouragez vos collaborateurs à suggérer des améliorations de processus. Cela favorisera non seulement le travail d'équipe et la résolution de problèmes, mais soulagera également les membres du personnel. Oubliez les facteurs qui vous ralentissent ou vous rendent malheureux.

3. Apprentissage : Les employés ne devraient jamais avoir le sentiment de ne pas pouvoir se développer. Cela peut se traduire par le remboursement d'expériences de formation pertinentes pour leur travail, par le partage d'un cas patient et d'un plan de soins unique, ou même par une innovation observée chez un autre cabinet ou une autre personne. Si vous n'avez pas les moyens, soyez au moins une ressource utile ou aidez les employés à trouver ce dont ils ont besoin pour réussir.

4. Employés satisfaits = employés qui restent = équipe formidable = pratique réussie

Comment instaurer une culture d'entreprise au sein d'un cabinet ? Dites-le-nous dans les commentaires !